Cơ cấu tổ chức

Chánh Văn phòng: CN. Hồ Chí Hùng

Phó Chánh Văn phòng: ThS. Hà Ngọc Lân

Phó Chánh Văn phòng: ThS. Lê Ánh Tuyết

Phó Chánh Văn phòng: BS. Trương Thị Mỹ Hạnh

Các đơn vị trong Văn phòng

1 -  Phòng Tổng hợp Thư ký.

            Phụ trách phòng: Nguyễn Văn Tính

2 -  Phòng Hành chính.

            Trưởng phòng: Trần Mạnh Thưởng

3 -  Phòng Quản trị.

            Trưởng phòng: Doãn Hữu Tích

4 -  Phòng Pháp chế - Thi đua - Khen thưởng

            Trưởng phòng: Nguyễn Việt Hùng

5 -  Phòng Kế toán - Tài vụ.

            Trưởng phòng: Bùi Xuân Dần     

6 -  Phòng Quản trị II.

            Phó Chánh Văn phòng: Trương Thị Mỹ Hạnh

7 -  Đội xe

Đội trưởng: Nguyễn Ngọc Anh

Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn

Vị trí và Chức năng:

1. Văn phòng Tổng cục là tổ chức của Tổng cục Dân số - Kế hoạch hoá gia đình (sau đây gọi tắt là Tổng cục), có chức năng giúp Tổng cục trưởng theo dõi, đôn đốc các vụ, đơn vị thuộc Tổng cục thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Tổng cục; tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của Tổng cục; thực hiện công tác pháp chế, hành chính, văn thư, lưu trữ, thi đua khen thưởng, quản trị nội bộ, quản lý cơ sở vật chất và tài sản được giao, bảo đảm phương tiện điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động của Tổng cục.

2. Văn phòng Tổng cục có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại ngân hàng và Kho bạc Nhà nước theo quy định của pháp luật.

Nhiệm vụ và Quyền hạn:

1. Tổng hợp, xây dựng, tham gia xây dựng, đôn đốc và kiểm tra việc tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch công tác định kỳ, các đề án, các văn bản theo chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền của Tổng cục.

2. Công tác thông tin tổng hợp:

a) Xây dựng các báo cáo định kỳ, đột xuất, chuyên đề của Tổng cục;

b) Là đầu mối chuẩn bị, chủ trì chuẩn bị các bài viết, trả lời phỏng vấn đối với các cơ quan truyền thông đại chúng; cung cấp thông tin đối ngoại đối với các phương tiện thông tin đại chúng về những vấn đề thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước của Tổng cục theo chỉ đạo của Tổng cục trưởng;

c) Thực hiện chế độ thông tin báo cáo với Lãnh đạo Bộ theo quy chế làm việc của Bộ, gửi báo cáo cho các cơ quan, tổ chức và Bộ theo quy định;

d) Tổng hợp phân tích báo cáo tình hình hoạt động của cơ quan Tổng cục, theo sự phân công của lãnh đạo Tổng cục;

đ) Tham mưu, đề xuất, xin ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo Tổng cục đối với những nhiệm vụ mới, đột xuất của Tổng cục có liên quan đến nhiều tổ chức của Tổng cục;

e) Tổng hợp, theo dõi, đôn đốc việc thực hiện chương trình, kế hoạch làm việc của cơ quan Tổng cục;

g) Tiếp nhận, đăng ký, theo dõi, đôn đốc các đề án trình cấp có thẩm quyền.

3. Công tác hành chính, văn thư:

a) Tiếp nhận, đăng ký, phân loại, phân phối, xử lý và theo dõi việc xử lý văn bản đến bao gồm cả văn bản của Đảng và các đoàn thể quần chúng;

b) Tiếp nhận, đăng ký, kiểm tra về mặt thể thức, thủ tục ban hành các văn bản của Tổng cục;

c) Xây dựng danh mục và lập hồ sơ văn bản đi, đến của cơ quan Tổng cục;

d) Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư tổng hợp của các đơn vị thuộc Tổng cục;

đ) Đánh máy, nhân sao văn bản của lãnh đạo Tổng cục và nhân bản tài liệu các đơn vị trong cơ quan Tổng cục theo quy định;

e) Quản lý con dấu của Tổng cục và của Văn phòng Tổng cục.

4. Thực hiện công tác pháp chế: Thực hiện theo thẩm quyền được phân cấp các nhiệm vụ sau:

a) Chủ trì, phối hợp với các tổ chức liên quan lập kế hoạch xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật hàng năm và dài hạn về lĩnh vực dân số - kế hoạch hoá gia đình trình cấp có thẩm quyền phê duyệt; phối hợp tổ chức thực hiện khi đã được phê duyệt;

b) Tham gia ý kiến về mặt pháp lý đối với dự thảo văn bản quy phạm do các tổ chức thuộc Tổng cục soạn thảo trước khi trình Tổng cục trưởng;

c) Chủ trì, phối hợp với các tổ chức liên quan giúp Tổng cục trưởng tham gia ý kiến đối với văn bản quy phạm pháp luật do các cơ quan khác gửi lấy ý kiến đóng góp;

d) Chủ trì, phối hợp tổ chức rà soát, kiểm tra các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực dân số - kế hoạch hoá gia đình;

đ) Tổ chức phổ biến, giáo dục pháp luật, theo dõi đôn đốc việc thực hiện pháp luật, tổng kết thực tiễn thi hành pháp luật về dân số - kế hoạch hoá gia đình.

5. Công tác thi đua - khen thưởng; thường trực Hội đồng thi đua khen thưởng của Tổng cục; quản lý công tác thi đua khen thưởng của cơ quan Tổng cục và lĩnh vực dân số - kế hoạch hóa gia đình.

6. Thực hiện các nhiệm vụ thư ký giúp việc cho lãnh đạo Tổng cục.

7. Tổ chức các hội nghị, cuộc họp, giao ban trong cơ quan Tổng cục, các  hội nghị, chuyên đề, tổng kết năm.

8. Thực hiện nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp 3, quản lý kinh phí hoạt động và bảo đảm chi tiêu hành chính được giao; tổng hợp và lập dự toán kinh phí hàng quý, 6 tháng, 1 năm của cơ quan Tổng cục; tổ chức thực hiện dự toán kinh phí sau khi được phê duyệt; thực hiện đối chiếu và đóng bảo hiểm cho cán bộ, công chức cơ quan Tổng cục.

9. Thực hiện các nhiệm vụ quản trị, quản lý tài sản:

a) Tổ chức quản trị công sở, bảo đảm cơ sở vật chất, kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng. Quản lý tài sản của cơ quan được giao theo quy định;

b) Đảm bảo phương tiện đi công tác và các điều kiện lao động cho cán bộ, công chức trong cơ quan Tổng cục theo quy định hiện hành;

c) Tổ chức lễ tân khánh tiết của Tổng cục, đảm bảo vệ sinh, cảnh quan môi trường trong trụ sở cơ quan Tổng cục;

10. Thực hiện bảo vệ an ninh trật tự, phòng cháy, chữa cháy, phòng chống bão lụt, bảo mật nội bộ cơ quan.

11. Xây dựng nội quy, quy chế làm việc của cơ quan Tổng cục, tổ chức việc kiểm tra, giám sát  thực hiện nội quy, quy chế sau khi được phê duyệt.

12. Trình lãnh đạo Tổng cục quyết định chủ trương, biện pháp hiện đại hóa công sở trong cơ quan Tổng cục; phối hợp với Trung tâm Thông tin ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, khai thác, sử dụng phục vụ hoạt động công tác của cơ quan Tổng cục.

13. Phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ giúp lãnh đạo Tổng cục quản lý, theo dõi việc thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với cán bộ, công chức đang làm việc và đã nghỉ hưu của cơ quan Tổng cục; xây dựng kế hoạch và tài liệu tập huấn về công tác văn phòng; tổ chức thực hiện tập huấn chuyên môn, nghiệp vụ về công tác văn phòng cho cán bộ, công chức trong lĩnh vực dân số kế hoạch hoá gia đình.

14. Đề xuất, tham gia nghiên cứu những vấn đề liên quan đến lĩnh vực được phân công; hướng dẫn và ứng dụng kết quả nghiên cứu khoa học vào thực tiễn.

15. Quản lý và hướng dẫn thực hiện công tác lưu trữ của cơ quan Tổng cục theo quy định của pháp luật, quản lý kho lưu trữ, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ của cơ quan Tổng cục; Quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ của Văn phòng Tổng cục theo quy định của pháp luật.

16. Là đầu mối giao dịch với các đơn vị, tổ chức, cá nhân, cơ quan bên ngoài.

17. Quản lý cán bộ, công chức theo phân cấp; quản lý tài sản được giao theo quy định hiện hành.

18. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng cục trưởng giao.